Teams上のPDFをAdobe Acrobatで開く（組織全体設定）
TeamsではPDFファイルを開くことができますが、Teams標準搭載のPDF表示機能はやや使いづらい部分がありました。
また、WindowsでPDFを開くアプリをAdobe Acrobat Readerに統一している組織も少なくないと思います。
これらの状況から『TeamsのPDFも使い慣れたAdobe Acrobatで開きたい！』という要望があるかと思います。
TeamsにはTeams用のAdobe Acrobatアプリを追加することができますが、基本的に各個人の設定で組織全体に適用することはできませんでした。
しかし、この度Teamsの更新によって組織全体の既定のPDFアプリをAdobe Acrobatに変更することができるようになりましたので、その方法を解説します。
※本機能は2022年9月3日現在、パブリックプレビュー版での利用となります。予定では9月下旬までに標準リリースが完了するそうです。
Teams管理センターの設定確認・変更
まずはTeams管理センターでAdobe Acrobatが許可されているか確認します。既定の設定では許可されていますが、過去にアプリ利用ポリシーを変更している場合は修正が必要です。
Teams管理センターにアクセスします。
https://admin.teams.microsoft.com/
メニューからTeamsのアプリ⇒アプリを管理 を開きます。
”Acrobat”で検索して”Adobe Acrobat（Microsoft Teams向け）”を開きます。
状態が”許可済み”になっていれば変更は不要です。許可されていない場合は許可済みに変更します。
続いて”アクセス許可”タブを開いて”アクセス許可と同意”ボタンをクリックします。
アクセス許可を承諾します。ここで管理者が組織の代表としてアクセスを許可することで、各ユーザーが初回起動時に許可の操作をする必要がなくなります。
アプリの設定ポリシー変更
続いてアプリを組織に展開するポリシーを設定します。
左のメニューからTeamsのアプリ⇒セットアップポリシー を開きます。
組織全体を設定変更する場合は”グローバル”を選択してください（検証用のため、一部のユーザーだけを対象とする場合は新しくポリシーを作成し、そのポリシーを検証ユーザーに割り当ててください）。
インストール済みアプリからアプリを追加します。
”Adobe Acrobat（Microsoft Teams向け）”をクリックして”追加”ボタンをクリックします。
インストール済みアプリに追加されたら”保存”をクリックしてポリシーに反映します。
ポリシーのユーザーへの反映は早ければ10分程度ですが、長いときは数時間かかることもあります。数時間経過しても反映されない場合はユーザー側でTeamsのサインアウト⇒サインインを試してみてください。
ユーザー側の使い方
特に設定は不要です。Teams上のPDFをクリックすると、自動でAdobe Acrobatで開くようになります。
サムネイル表示機能が使えます。
ページ送り、拡大縮小なども使えます。拡大縮小はCtrl＋マウスホイールでもできます（Teams標準PDFビューワではこのあたりの機能が弱かった・・・）。
目次などのページ内リンクも外部サイトへのリンクも機能します。
編集機能は基本的にPremium（Adobe IDと有償ライセンス）が必要です。
注意事項
全員にチャットで通知が来ます
ポリシーが反映されると、全員のチャットにAdobe Acrobatが自動でお知らせを投稿します。
内容としてはただのガイダンスですが、急に表示されるので今回のポリシーを展開する前に必ず組織内でアナウンスしておくことをおすすめします。
事前にアクセス許可をしていないとサインイン画面が出ます
先ほどのアプリを管理で設定した”組織の代表としてアクセス許可”をしていなかった場合、ユーザーがTeamsでPDFを開こうとしたときにTeamsサインイン画面とアクセス許可画面が表示されます。
アカウントを入力してアクセスを許可しなければTeamsでPDFが閲覧できない状態になるので、必ず事前に管理者のほうでアクセス許可をしておきましょう。
編集機能を利用しようとするとAdobe IDのサインイン画面が出ます
Windows版Adobe Acrobat Readerでは一部の編集機能は無償ライセンスの範囲でAdobe ID不要で利用ができます。
しかし、TeamsのAdobe Acrobatではその一部の標準機能を利用しようとするとAdobe IDのサインイン画面が表示されてしまいます。
Microsoftのアナウンスによれば”コメントや注釈付け”にAdobe IDは必要ないらしいのですが、このあたりは今後改修されるかもしれません。
ときどきエラーが出ます
2022年9月現在、まだ展開中の新機能の影響かどうかわかりませんがPDFを開くときに時々エラーが発生します。
ほとんどの場合は”ページを更新”とか一度閉じて開きなおせば開くので大きな影響はありませんが、今後のバグ修正に期待です。
デスクトップアプリ、WEB版では使えますがモバイル版では使えません
Teams上のAdobe AcrobatはTeamsデスクトップアプリまたはWEB版で利用可能です。
モバイル版では現在、提供されていません。
まとめ
- 組織全体でTeamsのPDFをAdobe Acrobatで開くように設定できます
- 拡大縮小やページ送りなど、TeamsのPDFビューワより使いやすいです
- まだリリース中の機能なので、今後いろいろ修正があるかもしれません
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